能否可靠安全地为客户提供电力能源,是公用事业企业生死存亡的关键。但事实上,这些企业常常不得不出于计划或意外,暂时关掉能源设备,这些情况既包括计划性的维护工作,也有临时出现的设备故障或飓风、朝阳宏达野火等无法预料的自然灾难。
大修类项目通常极为复杂,各方利益相关者都会高度关注如何在尽量缩短设备停运时间,按预算完成任务的情况下,确保零安全事故。即使是计划性的维护,也需要在尽可能短的时间内,完成一系列特定且高度协调化的技术措施。
不仅如此,这类项目的工作范围往往很难界定,而且常由于方法过时,执行中的变化也很难得到适当管控。这些因素都大幅度降低了项目进度的可见性,导致成本超支和进度超期。妥善管理的缺乏,对项目盈亏、股东价值甚至企业声誉也造成了一定程度的风险。
不过,合理的详细规划和严格的实施流程可以有效改善情况,帮助企业更有预见性地管控复杂挑战,从而降低大修项目的风险。以下4种经过验证的方法,可以助力项目管理者成功实施项目,实现所有利益相关方的目标。
1.借助技术手段实现项目可见度和生产力的大化
大修项目中,项目管理者需要一个一体化技术方案,这与项目实施人员和其他各种资源同等重要。如果没有部署到位的技术工具(包括提供全面移动支持的解决方案),一些重要的需求,例如进度协调和可付诸实施的数据管理,就无法得到满足。
要想在数字化时代获得成功,效率、透明度和可追溯性三者的实现变得极为重要。如果一味推迟采用现代化一体化工具和实时信息分享,企业将会处于竞争劣势,从而面临不必要的财务风险。
尽管业界在数据采集和分享流程方面已经取得了很大进展,但一些公用事业企业仍然使用过时的制表软件和独立化的方法来记录项目信息。这就导致了透明度的缺乏,让利益相关者无法基于实时数据做出重要决策并确保准确、按时的项目执行。总之,这将延缓开工的进度。但如果采用统一的项目管理平台,各团队即可实时追踪工作进度,从而全面提升企业的协调性和组织能力。
如今,利益相关者可选择同时打开多个进度表,并查看单个“集成的”关键路径以及资源状态(例如差额、加班和不同的时间需求等)。停运期间将产生多个单独的项目,因此实现同时查看所有独立项目的进度,并将其整合为全面统一的进度表十分必要。项目可见度得到提升后,项目管理者可更好管控所需数据,协助加强大修项目的可预测性,在当前以及未来的项目中发挥积极作用。
为了有效满足项目可视化的需求,现在有许多强大的分析和报告工具可以辅助团队更好管理项目生命周期内的工作职责,包括估算、审核和进度表数据(进度表健康状况、资源信息和重要日期等)。这些信息可以帮助利益相关者们在企业内提高透明度,管理层也可做出有效决策,提高施工能力。例如,项目管理者可使用计划工具避免在一个地方安排两个施工团队,或在一个团队的施工上方安排其他团队,以确保效率和安全性。
2.遵循既定方案
管理和优化工作范围是成功的第二个关键要素,这一方法将确保项目在正确的时间掌握合理数量的有效资源并顺利实施,同时避免不必要的开支。终确保项目产出多的有效工作时间并收获大的整体价值。
大型维修项目常常涉及数万项工作,却只有很短的时间周期。每一阶段都涉及诸多专业技术人员的管理,以及相应配件/设备的配送。因此所有的细节必须提前确定且妥善安排,以确保项目顺利实施,避免代价高昂的延期。例如,在设备停运前,各个地区独立系统运营商(ISO)需要同意相关方案,以确保该区的电力供应不会出现突然短缺。重要的是,企业需要确保停运时间与计划一致,因为这是总体停运规划流程的基础。
利益相关者们需要明确的是,大多数的大修项目偏离轨道的原因是未能防止需求范围的变动。如果决策者允许项目的初始目标在工作进行期间扩大,那么项目很可能会超期和超出预算。需求范围变动的常见原因之一就是利益相关者间的协调不足。
为了防止或小化需求范围的蔓延,项目管理者必须提前梳理出所有利益相关方并让他们参与到项目的初始规划阶段,以确保所有人都了解并同意终目标。因此,比较好的解决方法之一就是让业务范围内的每个项目都与STO的业务目标建立至少一个直接关联,对其进行实时追踪,与预算和终期限进行实时对比,终反馈给采购部门。
3.主动制订计划
尽管潜在问题无法全部被预测,但主动预估风险并事先采取相应解决方案十分必要。通过主动掌握计划外或现场“紧急”工作,项目管理者可以并应该迅速察觉大修项目期间可能出现的问题,制订应急方案。
为了确保计划的全面、可靠,其中必须包括几个重要元素:灵活的计划情景、对突发事件的修正措施,以及对无法控制的延迟情况的预见与处理方式,例如极端天气条件。如果无法掌握这些现实因素,项目也将可能面临延期并给各相关方带去麻烦。这也再次说明,让所有利益相关方在项目开启风险管控之前达成一致的重要性。在拥有了恰当的工具和流程之后,大修项目的管理者即可及时、审慎、知情和透明地进行有效响应。
其实,需求范围的变动也常常是在例行检查中发现的。设备经过多年运行后,产生严重损耗并不稀奇。例如,锅炉部件、蒸汽汇集器或重要的管道在检查后发现需要进行的修理比预期多很多。这可能会导致焊工技术人员短缺,使人力成本增长,因此无法把时间用在计划性基础工作范围内。更糟糕的是,电力系统或变压器可能会出现故障迹象,或者涡轮机未在规定时间停止,造成安全和环境风险。
在所有情景中,企业对这些变化的反应是一切的基础,对终的成功和对预期情况的管理都有至关重要的影响。通常比较好的做法是:每天召开2-3次工作调整会议,评估相关状况并调整资源配置,确定是否可以妥善地削减需求变动,修订项目目标完成日期。这也再次说明,恰当的技术手段可以发挥重要的作用,帮助利益相关者评估所有时间因素,帮助人力和财务资源实时做出明智的决策。
4.保持可见性,进行持续改进
大修项目通常具有反复性,而且类似设备可能呈现相似的运行和健康状况,因此公用事业企业必须充分利用企业范围内公开的项目信息,包括做到很多其他人无法完成的一点,即从一至二进行增量式改进。而在更多情况下,大修项目被建立在孤立的、无关联的实施方法上,这使得规划与实施过程出现瑕疵以至于企业无法有效地追踪项目表现,汲取经验教训,将其用于未来的项目中。
